Standardiserte rutiner på tvers av flere restauranter og avdelinger

Når en kjede eller et hotell har flere avdelinger, ender de fleste opp med like mange versjoner av samme rutine som de har steder. Løsningen er å lage én felles versjon av hver sjekkliste, rulle den ut likt overalt og bare endre den sentralt. Her går vi gjennom hva som bør være likt, hvordan du gjør det i praksis og hva et digitalt system bør kunne.

Hvorfor spriker rutinene mellom restaurantene?

Hvert sted har egne ledere, egne vaktlag og egne vaner. Når en sjekkliste ikke har én eier, blir den justert litt hver gang noen skriver den av. Etter et år har mottakskontrollen på to restauranter i samme kjede lite til felles, og ledelsen oppdager det ofte først når et tilsyn eller en gjesteklage avslører det.

Hva bør være likt på alle lokasjoner?

• Sjekklister for IK-mat, som temperaturkontroll, mottakskontroll og renhold
• Rutiner for IK-alkohol der det skjenkes, som alderskontroll og ansvarlig servering
• HMS-rutiner som risikovurdering, avvikshåndtering og branninstruks
• Opplæringsløpet for nyansatte, uansett hvilket sted de starter på
• Malen for hvordan avvik meldes og følges opp til de er lukket

Meny, åpningstider og bemanning kan variere. Selve rutinen for hvordan arbeidet gjøres og dokumenteres bør ikke det.

Hvordan standardiserer du rutiner på tvers av flere restauranter?

1. Lag én hovedversjon. Hver sjekkliste og prosedyre skal finnes i én versjon, med én tydelig eier, gjerne i hovedkontoret.
2. Skill mellom felles og lokalt. Temperaturgrenser og avviksrutiner bør være identiske overalt. Hvilke kjøleskap som sjekkes og hvem som har ansvaret, er lokalt.
3. Rull ut likt og samtidig. Alle lokasjoner tar i bruk samme mal, samme skjema og samme rekkefølge fra samme dato.
4. Oppdater ett sted. Endringer gjøres sentralt og når alle med én gang, i stedet for å bli sendt rundt som en beskjed som kan glippe.
5. Kontroller etterlevelsen. Se på faktisk utførte oppgaver og meldte avvik per lokasjon, ikke bare på om rutinen er delt ut.

Hva sier regelverket når dere har flere avdelinger?

Internkontrollforskriften legger ansvaret for systematisk HMS-arbeid på virksomheten som helhet, ikke på den enkelte avdeling. Har dere flere restauranter i samme selskap, er det ledelsen som må sikre at kravene følges likt overalt. For IK-mat vurderer Mattilsynet hvert serveringssted for seg, så ett svakt sted får dårlig resultat uansett hvor gode rutinene er ved de andre.

Hvordan løser Runwell standardisering for kjeder?

Runwell er et norsk system for internkontroll, opplæring og kommunikasjon i serveringsbransjen. Pro-pakken er laget for virksomheter med flere lokasjoner og koster 999 kr per lokasjon per måned, fra tre lokasjoner. Den har disse funksjonene for standardisering:

• Masterdokumenter: ett dokument deles med alle eller utvalgte lokasjoner, og endringer i originalen oppdateres overalt.
• Organisasjonsmaler: hovedkontoret publiserer en mal, og hver lokasjon lager sin egen kopi og tilpasser det som er lokalt.
• Status per lokasjon: be alle lokasjoner laste opp sin versjon av et dokument, og se med én gang hvem som har levert og hvem som mangler.
• Samlet oversikt: avvik, manglende dokumentasjon, tilsyn og opplæring for alle lokasjoner på ett sted, med mulighet til å gå ned i hver enkelt.
• Oppgaver knyttet til roller: sjekklister tildeles en stillingstittel eller nøkkelrolle, ikke en enkeltperson, så rutinen står seg når folk slutter eller bytter sted.

Dokumenter som er delt med alle lokasjoner, blir også automatisk tilgjengelige for nye lokasjoner som legges til senere. Se priser og alle funksjoner, eller les mer om drift av flere restauranter og internkontroll for hoteller.

Oppsummert

Lag én versjon, rull den ut likt, oppdater den ett sted og følg med på om den faktisk brukes. Det er forskjellen på rutiner som bare finnes på papiret og rutiner som gir samme kvalitet på hver restaurant.