Internkontroll for hoteller: full kontroll på tvers av avdelinger

Lurer du på hvordan du holder internkontrollen samlet når hotellet har både kjøkken, restaurant, bar og renhold under samme tak? På et hotell skjer mye parallelt, og det er lett at hver avdeling lager sine egne rutiner. Her får du en praktisk gjennomgang av hva internkontrollen må dekke, og hvordan ledelsen får oversikt på tvers.

Hvorfor hoteller har en ekstra utfordring

Et hotell er i praksis flere virksomheter i én. Frokostkjøkkenet, à la carte restauranten, baren, roomservice og housekeeping har ulike oppgaver, ulike vakter og ofte ulike ledere. Når hver avdeling holder sin egen perm, blir det vanskelig for ledelsen å vite om alt faktisk er på stell.

Samtidig gjelder de samme kravene som for et frittstående serveringssted, bare på flere steder samtidig. Skal du ha kontroll, må du både dekke hver avdeling for seg og kunne se helheten. Er du usikker på grunnlaget, kan det være lurt å starte med hva internkontroll er.

Hva internkontrollen på et hotell må dekke

IK-mat på kjøkken og restaurant

Alt som har med mat å gjøre, krever internkontroll for mat. Det betyr temperaturlogg på kjøl og frys, mottakskontroll, renhold og rutiner for trygg håndtering, i hver avdeling som lager eller serverer mat. Oppdatert veiledning om trygg mat finner du hos Mattilsynet. Vil du se hvordan et fullverdig system fungerer, kan du lese mer om IK-mat-systemet.

IK-alkohol i bar og restaurant

Der hotellet skjenker alkohol, kommer internkontroll for alkohol i tillegg. Rutiner for alderskontroll, ansvarlig skjenking og opplæring av personalet må være på plass, og de bør gjelde likt i baren, restauranten og ved roomservice.

HMS for hele huset

Helse, miljø og sikkerhet hører med uansett avdeling. Risikovurderinger, vernerunder, avvik og rutiner for et trygt arbeidsmiljø skal være på plass for alle som jobber på hotellet. Arbeidsgiver har ansvar for det systematiske HMS arbeidet, og Arbeidstilsynet har veiledning om hva som kreves.

Brannvern

Med gjester som overnatter, blir brannvern ekstra viktig. Branninstruks, rømningsveier, jevnlig kontroll og opplæring av ansatte må være dokumentert og kjent på tvers av avdelinger.

Slik får ledelsen oversikt på tvers av avdelinger

Den store forskjellen på et hotell er ikke hva hver avdeling gjør, men hvordan ledelsen følger med på alt samtidig. I praksis trenger du å se status på ett sted: hvilke sjekklister er utført i dag, hvor mangler det målinger, og hvilke avvik er åpne.

Når hver avdeling fører sitt på papir, må noen samle inn og sammenstille det manuelt. Det tar tid, og hull oppdages ofte først ved tilsyn. Et felles system gir deg oversikten med en gang, uten å spørre rundt på hver avdeling. God internkommunikasjon gjør at beskjeder og endringer i rutiner når frem til riktig vakt.

Fra spredte permer til ett system

Mange hoteller har internkontrollen spredt på flere permer, regneark og apper, en for hver avdeling. Da blir det tungt å holde likt nivå, og enda tyngre å vise samlet dokumentasjon ved tilsyn. Med et alt-i-ett-system som Runwell ligger internkontroll, HMS, opplæring og avvik på samme sted for alle avdelinger. Ledelsen ser helheten, hver avdeling jobber etter samme standard, og dokumentasjonen er klar når Mattilsynet eller skjenkekontrollen kommer på besøk. Da bruker du tiden på gjestene i stedet for på å lete i permer på tvers av huset.