Drift av flere restauranter: kontroll på tvers av lokasjoner

Driver du flere restauranter og kjenner at oversikten glipper når antallet lokasjoner vokser? Her får du en praktisk gjennomgang av hvordan du holder kontroll på tvers av restauranter, slik at hvert sted drives etter samme standard og ledelsen ser helheten.

Hvorfor flere lokasjoner gir nye utfordringer

Én restaurant er overkommelig å holde styr på. Du er gjerne tett på kjøkkenet, kjenner rutinene og ser raskt om noe glipper. Med flere lokasjoner endrer bildet seg. Hvert kjøkken har egne vakter, egne ledere og lett for å utvikle egne måter å gjøre ting på. Da blir den store utfordringen ikke hva hver restaurant gjør for seg, men hvordan du sikrer likt nivå og samtidig følger med på alt på én gang.

Uten struktur spriker rutinene gjerne mellom stedene, dokumentasjon ligger i ulike permer og regneark, og et avvik på ett sted oppdages aldri på de andre. Det koster tid, og det øker risikoen ved tilsyn.

Det du må ha kontroll på i hver restaurant

Kravene er de samme på hvert sted, bare ganger antall lokasjoner. Sørg for at dette er på plass overalt:

• IK-mat. Hver restaurant som lager eller serverer mat må ha internkontroll for mat, med temperaturlogg, mottakskontroll, renhold og rutiner for trygg håndtering. Veiledning finner du hos Mattilsynet.
• IK-alkohol. Der du serverer alkohol kommer internkontroll for alkohol i tillegg, med rutiner for alderskontroll og ansvarlig skjenking.
• HMS. Risikovurderinger, vernerunder og avvikshåndtering skal være på plass for alle ansatte. Arbeidstilsynet har veiledning om det systematiske HMS-arbeidet.
• Opplæring. Nye ansatte skal lære de samme rutinene uansett hvilken restaurant de starter på.

Er du usikker på grunnlaget, start med å lese hva internkontroll er og se hvordan et fullverdig IK-mat-system fungerer.

Standardiser rutinene på tvers

Nøkkelen til drift av flere restauranter er standardiserte rutiner. Når sjekklister, oppskrifter på renhold og rutiner for mottak er like på alle stedene, blir kvaliteten forutsigbar uansett hvor gjesten spiser. Det gjør også opplæring enklere, fordi en ansatt som bytter mellom lokasjoner møter den samme måten å jobbe på.

I praksis betyr det å lage rutinene én gang, rulle dem ut til alle restaurantene, og oppdatere dem ett sted når noe endres. Da slipper du at ti kjøkken har ti litt ulike versjoner av samme sjekkliste.

Slik får ledelsen oversikt på tvers av lokasjoner

Det som virkelig skiller drift av flere restauranter fra drift av én, er behovet for oversikt. Du trenger å se på ett sted hvilke sjekklister som er utført i dag, hvor det mangler målinger, og hvilke avvik som er åpne, uten å ringe rundt til hver daglig leder.

Når hvert sted fører sitt på papir, må noen samle inn og sammenstille tallene manuelt. Det tar tid, og hull oppdages ofte først når det er for sent. Med felles digitale rutiner ser du status i sanntid og kan sette inn tiltak på det stedet som trenger det.

Fra spredte permer til ett system

Mange kjeder har internkontroll, opplæring og kommunikasjon spredt på flere permer og apper, en variant per restaurant. Det gjør det tungt å holde likt nivå og enda tyngre å vise samlet dokumentasjon ved tilsyn. Med et alt-i-ett system som Runwell ligger internkontroll, HMS, opplæring, oppgaver og avvik samlet for alle lokasjoner. Ledelsen ser helheten, hver restaurant jobber etter samme standard, og dokumentasjonen er klar når Mattilsynet kommer på besøk.

Prinsippet er det samme om du driver en kjede med flere restauranter eller et hotell med flere avdelinger. Vil du se hvordan dette ser ut på et hotell, kan du lese om internkontroll for hoteller. Når rutiner og dokumentasjon er samlet, bruker du tiden på gjestene i stedet for på å lete i permer på tvers av byen.