Opplæring i restaurantkjeder: slik dokumenterer du den digitalt

Når opplæringen skjer muntlig og varierer fra sted til sted, er det vanskelig å vise hvem som har lært hva når tilsynet kommer. Den enkleste løsningen er å samle opplæringsløp, fullførte kurs og kursbevis per ansatt i ett digitalt system, der hver fullføring lagres med navn og dato.

Hvilken opplæring er lovpålagt i en restaurant?

Ikke all opplæring er lovpålagt, men dette er det tilsynene spør etter:

I tillegg må ansatte kunne gi gjestene riktig informasjon om allergener, og alle bør vite hva de skal gjøre ved brann.

Hvorfor blir opplæringen ulik i en kjede?

Uten en felles mal lærer hver leder opp nyansatte på sin måte, og opplæringen blir muntlig og personavhengig. En nyansatt på ett sted lærer da noe annet enn en nyansatt på et annet sted, selv under samme merkevare. Med mye deltid og hyppige nyansettelser skjer dette oftere enn mange ledere tror, og ingen vet sikkert hvem som faktisk har fullført hva.

Hvordan bygger du et felles opplæringsløp?

1. Lag ett løp. Skriv ned hva en nyansatt skal lære, i hvilken rekkefølge, og hva som regnes som fullført.
2. Knytt kurs til stilling. En kokk, en bartender og en skiftleder trenger ulike kurs. Knytt dem til stillingen, ikke til personen.
3. Registrer fullføring automatisk. Hver fullføring bør lagres med navn og dato, uten at noen må føre lister.
4. Samle eksterne kursbevis. Bevis for bestått kunnskapsprøve og eksterne kurs bør ligge på samme sted som resten av opplæringen.
5. Følg opp i praksis. Sjekk at det som er lært, faktisk følges, ikke bare at kurset er krysset av.

Hvordan dokumenteres opplæring i Runwell?

Runwell samler opplæring, internkontroll og kommunikasjon i én app for serveringsbransjen. Opplæringsmodulen er inkludert i Standard-pakken og oppover.

• Lovpålagte kurs i HMS, alkohol, allergener og beredskap, i tillegg til et gratis 40-timers verneombudskurs og HMS-opplæring for daglig leder.
• Automatisk tildeling: kurs knyttes til stillingstittel, nøkkelrolle eller prosedyre, så nyansatte får riktig opplæring fra første dag.
• Kursbevis: ansatte laster opp eksterne bevis, for eksempel bestått kunnskapsprøve, og lederen kan laste opp på deres vegne.
• Lesebekreftelse: ansatte bekrefter at de har lest rutiner og håndbøker, med gyldighet for eksempel ett år.
• Status per lokasjon: se hvem som har fullført hvert kurs. Med Pro, fra tre lokasjoner, ser ledelsen opplæringsstatus for alle lokasjoner samlet.
• Kontrollknapp ved tilsyn: opplæringen vises sammen med resten av dokumentasjonen når Mattilsynet, skjenkekontrollen eller Arbeidstilsynet kommer.

På Basic-pakken dokumenteres opplæringen i IK-mat på et skjema som skrives ut, signeres og lastes opp. Se priser og alle funksjoner, og les hvordan standardiserte rutiner på tvers av flere restauranter henger sammen med opplæringen, eller hvorfor opplæring av ansatte er nøkkelen til suksess.

Oppsummert

Vit hvilken opplæring som er lovpålagt, lag ett løp knyttet til stilling, og la systemet registrere fullføring og kursbevis. Da har du dokumentasjonen klar ved tilsyn, og samme kvalitet på hvert sted i kjeden.