IK-mat system: slik velger du et system som faktisk fungerer

Hva er et IK-mat system?

Et IK-mat system er strukturen dere bruker for å sikre at dere følger kravene til mattrygg drift på en systematisk måte, og at dere kan dokumentere det dere gjør. Mattilsynet beskriver internkontroll som en måte å følge regelverket systematisk på, og at internkontrollen bør inneholde bestemte elementer som gjør den praktisk gjennomførbar i virksomheten.  

I praksis kan et IK-mat system være:

• En enkel digital løsning med sjekklister, logger og avvik

• En kombinasjon av dokumenter og faste rutiner

• En “perm-løsning” (men da må den faktisk være i bruk)

Det er ikke formatet i seg selv som avgjør om dere har god internkontroll. Det avgjørende er om systemet gjør det lett å gjennomføre rutiner i en travel hverdag, og lett å finne dokumentasjon når dere trenger den.

‍

Hva kjennetegner et godt IK-mat system for et serveringssted?

Et godt system har én hovedoppgave: gjøre mattrygghet enkel å følge opp i drift. Det kjennetegnes ofte av tre ting:

1) Det er tilpasset driften deres

Internkontroll bør speile det dere faktisk gjør. Ikke alt som er “mulig å skrive ned”, men det som er viktig for mattrygghet hos dere. Mattilsynet har også en tydelig liste over hva som bør være med i internkontrollen.  

2) Det er lett å gjennomføre, ikke bare lett å lage

Et system som blir liggende, er ofte et system som krever for mye friksjon: for mange steg, for mye tekst, for mange steder å lete. God internkontroll er ofte ganske enkel, men konsekvent.

3) Det skaper dokumentasjon som tåler et tilsyn

Når dere kan vise rutiner, gjennomføring og oppfølging (inkludert avvik og tiltak), blir tilsyn mer forutsigbart. HACCP er også en sentral metode for å jobbe strukturert med farer og kontrollpunkter i matproduksjon og servering.  

‍

Hva bør et IK-mat system dekke?

Når folk sier “vi har IK-mat”, kan det bety helt forskjellige ting. For et serveringssted handler et godt system ofte om at dere har kontroll på:

• Hvordan dere forebygger feil (rutiner)

• Hvordan dere sjekker at ting gjøres (gjennomføring og logging)

• Hva dere gjør når noe går galt (avvik og tiltak)

• Hvordan dere holder systemet oppdatert (jevnlig gjennomgang og forbedring)

Mattilsynet har også eksempler på rutiner for gjennomgang av internkontrollen, nettopp for å sikre at den fungerer i praksis over tid.  

For de fleste serveringssteder blir dette konkret gjennom tema som renhold, temperaturkontroll, allergenhåndtering, vareflyt, personlig hygiene, skadedyrforebygging og opplæring. Hva som er mest kritisk, varierer litt med type drift, men systemet bør gjøre det tydelig hva som er viktigst hos dere.

‍

Digitalt IK-mat system eller perm?

Du kan i teorien lykkes med begge. Men i praksis velger mange digitalt fordi det:

• Er enklere å gjennomføre jevnlig

• Gjør dokumentasjon mer tilgjengelig

• Gjør ansvar og oppfølging tydeligere

• Gir bedre kontinuitet ved vaktbytter og utskiftninger

Hvis dere vurderer digital løsning, kan det være lurt å velge et system som ikke bare lagrer dokumenter, men som faktisk støtter drift: oppgaver, påminnelser, logging, avvik og historikk.

‍

Hvilke digitale IK-mat systemer finnes på markedet?‍

Hvis du skal velge et digitalt IK-mat system, finnes det flere etablerte alternativer i det norske markedet. Løsningene har ulike styrker, og hvilket system som passer best, avhenger av hvor enkel hverdagsbruken må være, hvor mye dokumentasjon dere trenger, og om dere ønsker et rent IK-mat system eller en bredere internkontrollplattform.‍

Runwell‍

Runwell er et moderne og appbasert IK-mat system utviklet av og for serveringsbransjen. Løsningen samler temperaturkontroll, sjekklister, renholdsrutiner, avvik, opplæring og dokumentasjon i én brukervennlig plattform. Det gjør det enklere å følge rutinene i hverdagen, og å finne frem dokumentasjonen når Mattilsynet kommer på besøk. Runwell passer spesielt godt for restauranter, caféer, barer, kantiner og hoteller som trenger et system som ansatte faktisk bruker i en travel hverdag.

‍eSmiley

eSmiley er en etablert aktør innen digital mattrygghet og løsninger for profesjonelle kjøkken. De tilbyr en omfattende plattform med mange funksjoner, blant annet digital IK-mat, temperaturmåling, rengjøringsplaner, internrevisjon, online kurs og faglig støtte fra mattrygghetseksperter. eSmiley kan være aktuelt for virksomheter som ønsker en bred og spesialisert mattrygghetsløsning.  

Anticimex

Anticimex tilbyr digital IK-mat som en del av et bredere tjenestespekter innen mattrygghet, skadedyrkontroll, revisjoner og rådgivning. Løsningen samler dokumenter og rutiner på ett sted og er tilgjengelig fra både mobil og datamaskin. Anticimex kan passe for virksomheter som ønsker digital dokumentasjon kombinert med tilgang til rådgivning og fysiske tjenester.  

Kuba Norge

Kuba Norge leverer brede løsninger innen HMS, adminkontroll, styringssystemer og bedriftshelsetjeneste. De tilbyr også produkter og moduler relatert til IK-mat og internkontroll. Kuba kan være aktuelt for virksomheter som ønsker et mer generelt HMS- og internkontrollsystem på tvers av flere områder, ikke bare mattrygghet.  

For serveringssteder som først og fremst ønsker et brukervennlig, app-basert IK-mat system for daglige rutiner, sjekklister, avvik og dokumentasjon, er Runwell bygget for nettopp den praktiske hverdagen i serveringsbransjen.

‍

Slik velger du riktig IK-mat system

Et enkelt kriteriesett som ofte fungerer godt i praksis:

Start med hverdagen, ikke regelverket

Spør først: Hva er det som oftest glipper hos oss? Temperatur? Renhold? Varemottak? Allergen? Velg et system som gjør det lett å følge opp akkurat dette.

Se etter “gjennomføring”, ikke bare “innhold”

Mange løsninger er flinke til å lagre dokumenter. Færre er flinke til å sikre at rutiner faktisk blir gjort.

Velg et system dere klarer å holde levende

Det bør være lett å oppdatere rutiner, gjøre endringer og forbedre. Internkontroll bør være en levende praksis, ikke et prosjekt dere “blir ferdige med”.

Tenk opplæring og eierskap

HACCP og internkontroll fungerer best når ansatte forstår hva de skal gjøre, og hvorfor. Mattilsynet legger vekt på at HACCP handler om å identifisere farer og hva det er særlig viktig å ha kontroll på.  

‍

Vanlige feil som gjør at IK-mat systemet ikke fungerer

Den vanligste feilen er å gjøre det for stort. Når systemet blir omfattende, blir det lett å utsette. Det nest vanligste er at ansvaret er uklart. Hvis “alle” har ansvar, får ofte “ingen” ansvar.

En tredje klassiker er at avvik blir skrevet ned, men ikke lukket. Mattilsynets eksempel på intern gjennomgang løfter nettopp frem dette med å granske avvik og sjekke at de faktisk lukkes.  

‍

Oppsummering

Et godt IK-mat system er ikke det som ser finest ut på papiret. Det er det som gjør det lettest å være trygg i drift. Velg et system som:

• Er tilpasset virksomheten

• Er enkelt å bruke i hverdagen

• Gir ryddig dokumentasjon

• Gjør oppfølging og forbedring praktisk

Les mer om IK-mat og hvordan du kan samle alt på ett sted på IK-mat-siden vår.