Internkommunikasjon i restaurant: slik erstatter du Messenger- og WhatsApp-grupper

Hvorfor bør ikke restauranter bruke WhatsApp og Messenger til jobb?

Private chatapper er raske å komme i gang med, og derfor bruker mange restauranter dem. Problemene viser seg etter hvert:

• Tidligere ansatte blir sittende igjen. Noen må huske å fjerne folk når de slutter, og det glemmes ofte. Da kan personer som ikke lenger jobber der, fortsatt lese interne beskjeder.
• Privat og jobb blandes. Ansatte må bruke private kontoer og dele telefonnummer, og mange vil helst ikke ha jobben i samme app som venner og familie.
• Viktige beskjeder drukner. En endret allergenrutine havner mellom vaktbytter og bursdagshilsener.
• Ingen kobling til driften. En beskjed om en ny rutine henger ikke sammen med sjekklisten den gjelder, og ingen ser om den er fulgt opp.
• Virksomheten styrer ikke informasjonen. Rutiner og interne opplysninger ligger i apper som arbeidsgiveren ikke har kontroll over.

‍

WhatsApp-gruppe eller jobbkanal: hva er forskjellen?

‍

Hvordan flytter du restauranten ut av Messenger-grupper?

1. Bestem hva som skal hvor. Alt som gjelder drift, vakter og rutiner, flyttes til jobbkanalen. Sosialt prat kan gjerne bli der det er.
2. Sett opp grupper etter rolle. For eksempel kjøkken, servering og ledere, i stedet for én stor gruppe for alle.
3. Bytt på én dato. Gi beskjed om datoen på forhånd, og legg alle inn samtidig.
4. Avslutt de gamle gruppene. Lever begge kanalene videre, havner beskjedene snart på feil sted igjen.
5. Gjør vaktskifte til en fast rutine. To minutter med oppsummering på samme sted hver gang er nok.

‍

Hvordan fungerer internkommunikasjon i Runwell?

Runwell har chat bygget inn i samme app som internkontroll, oppgaver og opplæring. Chat er inkludert fra Standard-pakken, som koster 899 kr per lokasjon per måned:

• Smarte medlemmer: ansatte legges til og fjernes automatisk ut fra stillingstittel, så nyansatte havner i riktige grupper fra første dag.
• Informasjonskanal: en kanal der bare administratorer kan poste, som fungerer som oppslagstavle for viktige beskjeder.
• Lest-status: se hvem som har lest og ikke lest en melding.
• Gruppechat og direktemeldinger med deling av filer og bilder og @-nevning. Med Pro kan gruppechatter gå på tvers av lokasjoner, for eksempel med alle kjøkkensjefene i kjeden.
• Samme app som driften: oppgaver, avvik og kalender med agenda og referat ligger i samme løsning, så beskjeder og oppfølging ikke spres på flere systemer.

Ansatte kan hentes automatisk fra Planday. Se priser og alle funksjoner, eller les mer om effektiv internkommunikasjon.

‍

Oppsummert

Flytt jobbkommunikasjonen ut av private apper og inn i én kanal der medlemskap følger rollen, viktige beskjeder har lest-status og alt kan kobles til oppgaver. Da når beskjedene hele teamet, også de som bare jobber hver tredje helg.